La deducibilidad de los gastos que soporta una sociedad, en su impuesto sobre sociedades, está condicionada a cumplir una serie de requisitos o condiciones. En primer lugar se ha de partir de un requisito esencial: los gastos que quieren considerarse como deducibles, se deben haber producido en el ejercicio de la actividad y tienen que haber sido necesarios para la obtención de los ingresos de la actividad económica. Es decir, cuando no exista esa vinculación a la actividad, o bien esa necesidad, no podrían considerarse deducibles.

Además, para su admisibilidad como partidas deducibles a los efectos del impuesto de sociedades, los gastos deben cumplir los requisitos de:

• Contabilización. Los empresarios deben llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Todas las operaciones de la empresa han de ser contabilizadas o registradas, en los libros-registro establecidos en la Ley.
• Imputación. Los gastos han de ser imputados temporalmente al ejercicio que correspondan, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro”.
• Justificación: los gastos necesarios para obtención de los ingresos deben justificarse mediante factura completa. La expedición de una factura debe ajustarse a los requisitos establecidos en la Ley y sus reglamentos de desarrollo. En cuanto a la forma y el contenido que debe dársele a la factura los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta, por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad. Además Deberá expedirse factura y copia de ésta en todo caso en las siguientes operaciones: a) Aquellas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal…. b) así como cualesquiera otras en las que el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho del obligado tributario.

La AEAT, permite a algunas empresas expedir facturas simplificadas, en operaciones cuya cuantía sea inferior a 400 euros IVA incluido ó 3.000.-    euros en determinadas actividades. En múltiples ocasiones nuestros clientes nos entregan para su contabilización, facturas simplificadas (que muchos clientes continúan denominando tickets), justificativas de adquisiciones de pequeña entidad realizadas en nombre de la empresa, entre las más comunes: comidas, gasolina, gasoil, taxi, aparcamiento, peajes etc. Con independencia de la procedencia de su deducibilidad como gasto a efectos del Impuesto de sociedades, teniendo los requisitos expuestos con anterioridad. Existe con carácter previo una formalidad necesaria que se ha de cumplir para que estas facturas simplificadas puedan ser consideradas como deducibles: En relación a la posibilidad de deducirse el IVA de estas facturas simplificadas, el destinatario de las facturas, debe exigir que en dicha factura simplificada se incluyan: los siguientes datos: NIF o CIF de destinatario de la factura así como su domicilio fiscal y que la cuota tributaria repercutida, este consignada por separado.

Todos conocemos la molestia que nos supone, tener que pedir la expedición de una factura simplificada de forma correcta. También la molestia que le supone a algunos de los prestadores de servicios expedir la factura de forma correcta, como: taxistas, servicios de hostelería etc. Pero lo cierto es, que tener las facturas simplificadas cumplimentadas según establece la ley es el primer requisito necesario para plantearse si se puede practicar la deducibilidad de esta gasto a efectos de impuesto de sociedades y a efectos de IVA.

Una inspección tributaria podría determinar que estos gastos o el IVA, no son deducibles si no se cumplen los requisitos expuestos, y en consecuencia que se tributaría por la cuantía deducida indebidamente, con independencia de los intereses de demora y sanciones aplicables.

DPTO. CONTABLE-FISCAL.

Raúl Gil.

David Barrillo.